KAROL DANIELA SALOMÓN SOLARTE, identificada con el NIT 1018424284-1, con domicilio en la CARRERA 35ª # 19-63 de Pasto (Colombia), se encuentra comprometida con la protección de los datos de las personas que hacen parte de sus grupos de interés; entre otros, clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores y, en general de todas las personas respecto de las cuales recolecte datos personales. Por lo cual, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales, que tiene por objeto establecer los estándares que se deben seguir para el Tratamiento y las Finalidades a las que estarán sujetas las bases de datos que administra Daniela Salomón Pastelería y los Datos Personales incluidos en estas, los derechos de los Titulares y los mecanismos por medio de los cuales se pueden hacer efectivos.

Las reglas de esta Política aplican para el Tratamiento de todos los Datos Personales que Daniela Salomón Pastelería recolecte, almacene, use, circule o suprima; y, deberá ser seguida por todos los Trabajadores, Colaboradores o Encargados que realicen el Tratamiento de los Datos Personales en nombre de la misma.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de la Política y de conformidad con lo establecido por el RGPD, se entenderá por: 

2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Daniela Salomón Pastelería aplicará los siguientes principios durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas:

 2.1.   Principio de acceso: la recolección y tratamiento de los datos personales debe ser adecuada, relevante y limitada al personal autorizado.

 2.2. Principio de confidencialidad: la confidencialidad e integridad de los datos personales se garantizará por medio de controles técnicos y administrativos.

 2.3. Principio de finalidad: el consentimiento para la recolección y tratamiento de Datos Personales debe obedecer a finalidades legítimas y autorizadas de manera expresa, previa e informada de conformidad con la Constitución y el Régimen de Protección de Datos Personales.

 2.4. Principio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales deberá cumplir con las disposiciones aplicables al Régimen de Protección de Datos Personales.

 2.5. Principio de seguridad: se implementarán todas las medidas técnicas, preventivas y administrativas que garanticen la seguridad de los archivos que mantengan los Datos Personales procesados por Daniela Salomón Pastelería (Responsable del Tratamiento) o el Encargado.

 2.6. Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales y comprensibles.

 2.7. Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales, comprobables y comprensibles. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que introduzcan a error.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Daniela Salomón Pastelería tratará los Datos Personales de las personas que hagan parte de sus Grupos de Interés, directamente o a través de sus Encargados, y en ese sentido, tendrá todas las obligaciones y derechos que se establezcan bajo el Régimen de Protección de Datos Personales.

 3.1         Recolección de los Datos Personales

Daniela Salomón Pastelería solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales que hayan sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca de parte del Titular. La copia de la mencionada Autorización será conservada por Daniela Salomón Pastelería.

En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, Daniela Salomón Pastelería le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.

Daniela Salomón Pastelería se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas o a los Puntos de Venta Daniela Salomón Pastelería, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.

Daniela Salomón Pastelería no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 3.2.    Acceso a los Datos Personales

 El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de Daniela Salomón Pastelería y solamente estará disponible para su personal cuando requiera acceder y tratar la información para el desarrollo de sus funciones.

Daniela Salomón Pastelería no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a aliados comerciales o proveedores, con quienes se firmará el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la información se realice en cumplimiento de esta Política.

Para todos los efectos, Daniela Salomón Pastelería solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a: los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por la Ley. Daniela Salomón Pastelería se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

 3.3    Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales 

Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio de la Autorización, Daniela Salomón Pastelería tratará los Datos Personales de acuerdo con las siguientes Finalidades:

 3.3.1. Accionistas

1. Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.
2. Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que Daniela Salomón Pastelería cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.
3. Mantener a nuestros accionistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de Daniela Salomón Pastelería y con el desarrollo de su objeto social.
4. Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa. 

3.3.2. Trabajadores

1. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
2. Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores de Daniela Salomón Pastelería y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
3. Verificar el cumplimiento de las políticas internas de Daniela Salomón Pastelería y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.
4. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con los trabajadores.
5. Administrar los sistemas de información y comunicaciones de Daniela Salomón Pastelería, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por Daniela Salomón Pastelería.
6. Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud.
7. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Daniela Salomón Pastelería.
8. Informar sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de Daniela Salomón Pastelería y con el desarrollo de su objeto social.
9. Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
10. Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.

 3.3.4. Proveedores y contratistas

1. Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que Daniela Salomón Pastelería requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones u oficinas; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.
2. Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores.
3. Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.
4. Mantener a nuestros proveedores informados sobre temas de actualidad relacionados con sus actividades comerciales y con el desarrollo de su objeto social.
5. Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
6. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Daniela Salomón Pastelería.
7. Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
8. Soportar procesos de auditoría interna o externa Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

 3.3.5. Clientes

1. Atender los pedidos por medio presencial y por domicilios que se realicen en los diferentes puntos de venta de Daniela Salomón Pastelería.
2. Enviar información comercial sobre las actividades que realiza Daniela Salomón Pastelería y sus franquicias, en los diferentes puntos de venta y sobre el lanzamiento de nuevas campañas publicitarias, promociones, productos o servicios.
3. Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los productos de Daniela Salomón Pastelería.
4. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con Daniela Salomón Pastelería o cualquiera de sus franquicias.
5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el cliente a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición del cliente en el sitio web de la compañía.
6. Informar sobre cambios de nuestros productos.
7. Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
8. Realizar estudios estadísticos o procesos contables.
9. Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
10. Soportar procesos de auditoría interna o externa. Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

 3.3.6 Tratamiento de datos en circunstancias de urgencia médica y/o sanitaria.

En circunstancias especiales que involucren direccionamientos del Gobierno ante condiciones epidemiológicas, Daniela Salomón Pastelería recolectara los datos de personas y los datos recolectados (datos personales y datos sensibles como estado de salud, temperatura corporal) en emergencia sanitaria se compartirán a las autoridades correspondientes en conformidad con las disposiciones recibidas.

Daniela Salomón Pastelería, no usará esta información para finalidades diferentes a las señaladas.

3.4   Tratamiento de los Datos Sensibles

De manera general, Daniela Salomón Pastelería se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales Sensibles. En los casos en que sea absolutamente necesario, Daniela Salomón Pastelería informará a los Titulares los Datos Personales Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las Finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Personales Sensibles no está obligado a suminístralos.

En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Personales Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de los mismos.

 3.5         Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes

De manera general, Daniela Salomón Pastelería se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales de niños, niñas o adolescentes. En caso de que sea necesario, Daniela Salomón Pastelería se limitará al Tratamiento de los Datos Personales Públicos o solicitará la correspondiente Autorización de su representante legal. Daniela Salomón Pastelería hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.

 3.6.      Datos personales no solicitados

 De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con Daniela Salomón Pastelería, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca, consistente en enviar su información a Daniela Salomón Pastelería autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales con la Finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada.

La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información de: i) personas que desean trabajar en Daniela Salomón Pastelería; y, iii) personas que desean vincularse como proveedores de Daniela Salomón Pastelería. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la firma de la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales.

3.7.      Compromiso de seguridad de la información

Daniela Salomón Pastelería está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.

Con base en lo anterior, Daniela Salomón Pastelería garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

4. DERECHOS DE LOS TÍTULARES

 En consonancia con en el Régimen de Protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

 4.1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales.

 4.2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con las excepciones que establece el Régimen de Protección de Datos de Datos Personales.

 4.3. Recibir información, previa solicitud, respecto del Tratamiento que se le ha dado a sus Datos Personales.

 4.4. Acudir ante las autoridades y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen de Protección de Datos de Datos Personales, previo trámite de consulta o reclamo ante Daniela Salomón Pastelería.

 4.5. Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato.

 4.6. Tener conocimiento y acceder a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 4.7. Los demás que se reconozcan en el Régimen de Protección de Datos Personales.

5. ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS

 5.1 El Área encargada de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales y canales de atención.

5.2. Procedimientos la atención de consultas o reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales.

El Titular, su representante o causahabientes puede presentar Consultas y/o Reclamos en ejercicio de sus derechos, de la siguiente manera:

i.).  La Consulta o Reclamo deberá dirigirse a alguno de los canales establecidos en la sección 5.1., y debe describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión. En caso de que el Reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de Daniela Salomón Pastelería o de su Encargado a cualquiera de sus deberes, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.

 ii). El Titular o solicitante deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su Consulta. En caso de que no se esté actuando como Titular, por favor indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.

 iii). Daniela Salomón Pastelería atenderá su Consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, Daniela Salomón informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.

 iv). En caso de que el Reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de Daniela Salomón, deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. En este caso, Daniela Salomón atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Daniela Salomón informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el Reclamo recibido resulta incompleto, FSQ requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones, si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, FSQ entenderá que se ha desistido del reclamo.

6. VIGENCIA

 6.1         El presente documento entró en rigor a partir del 11 de marzo 2015 y su primera modificación entró en vigor el 1 de junio de 2020.

 6.2       Las Bases de Datos bajo la administración de Daniela Salomón tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los Datos Personales para las finalidades descritas en esta Política; y, se conservarán los Datos Personales incluidos estas a menos que el Titular no solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

6.3      Daniela Salomón informa que todo cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Información y Datos Personales será comunicado oportunamente por su página web y por los medios que de manera general use para ponerse en contacto con los Titulares, durante por lo menos 10 días hábiles anteriores a su entrada en vigor.